- La conservation des documents administratifs varient suivant les domaines.
- C’est l’administration fiscale qui détermine la durée pour les documents fiscaux. Il s’agit de durée minimale.
- Pour les déclarations de revenus, il faut les conserver pendant au moins 3 ans, à partir de l’année d’imposition.
- Pour les autres documents fiscaux (taxe d’habitation, taxe foncière…), il faut les garder pendant au minimum 1 an.
- Le non-respect de cette règle de sauvegarde des documents fiscaux peut valoir des peines lourdes (sanctions pénales, pécuniaires, sociales, fiscales…).
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Le délai de conservation des documents importants
La durée de la conservation des papiers administratifs peut varier selon le domaine :
- Assurance :
Le délai est généralement de 2 ans (après l’échéance) pour les contrats d’assurance, les quittances et les preuves du règlement. Il est de 10ans pour les documents relatifs aux dommages corporels dont l’assurance vie, des factures et certificats médicaux et même des courriers de résiliation.
- Banque :
Le délai est de 1 an et 8 jours pour les chèques à encaisser, de 2 ans (après l’échéance) pour les contrats et dossiers de prêts, et de 5 ans pour les talons de chèques et les relevés.
- Civil :
Les documents sur les allocations familiales peuvent être conservés pendant 3 ans au moins. Les livrets de famille, les contrats de mariage, donation ou legs, les jugements d’adoption ou de divorce seront toujours utiles jusqu’au décès, donc ils doivent être gardés à vie.
- Travail :
Les bulletins de salaire, les contrats, attestations et certificats de travail doivent être sauvegardés à vie. La durée pour des papiers pour les allocations diverses est de 3 ans, et celle pour les justificatifs de paiement, de licenciement, de solde ou les frais est de 5 ans.
- Logement :
Les titres de propriété doivent être gardés à vie. Les documents de communication au syndic doivent être sauvegardés pendant au moins 10 ans, si pour les factures diverses, il faut attendre au moins 4 ans. L’inventaire du mobilier suite aux états des lieux, le contrat de location et les quittances de loyer se conservent pendant 5 ans au moins.
- Santé :
Il faut garder à vie tous les carnets de santé et les examens médicaux dont le carnet de vaccination. La paperasse sur les remboursements d’assurance maladie et maternité doivent être préservée pendant 2 ans. Sont compris ici les papiers justifiant un accident du travail.
Qu’en est-il de la déclaration d’impôt ?
L’administration fiscale a fixé différentes années de conservation pour les documents fiscaux. A noter que ce sont des durées minimales.
Ainsi, tous les avis d’impôts locaux, notamment la taxe d’habitation et la taxe foncière, doivent être gardés par le contribuable pendant 1 an. Les déclarations de revenus et les avis d’imposition sur l’impôt sur les revenus doivent être conservés pendant 3 ans. Pour les ISF, c’est 7ans. Cela, à dater de l’année d’imposition.
Comment les garder et quelles sont les risques encourus ?
La majorité des documents à caractère fiscal doivent être conservés sous papier. Mais étant donné l’évolution technologique, certains deviennent des documents électroniques. Dans ce cas, le sceau ou le cachet avec le courrier en question peuvent servir de preuve. Ceux-ci ont la même valeur juridique que les versions papiers mais pas autant que les originaux (si vous les scannez).
La loi prévoit des sanctions lourdes (pénales, pécuniaires, sociales, fiscales, …) pour ceux qui ne peuvent pas apporter la preuve de leur déclaration d’impôt dans le délai demandé. En effet, l’impossibilité d’apporter des pièces justificatives (qui doivent encore exister) peut lever le soupçon sur la bonne foi des mises en cause.
FAQ
Si vous percevez un revenu au-dessus de 11.042,86 euros (barème 2018), vous êtes obligés de payer un impôt. C’est un montant brut, c’est-à-dire le montant que vous obtenez après la retenue des cotisations sociales. Ce barème évolue chaque année. Il faut donc s’informer au préalable pour savoir quels sont les seuils imposés par l’Administration fiscale.
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